IDtech

Diensten

Referenties

Distributienetwerk

My IDtech

Case Study

Saint-Gobain Sekurit Benelux (Auvelais) :
Betrouwbare berekening van productiviteit dankzij Unitime

Gesprek met Dhr Laviolette, verantwoordelijke voor het beheer van de arbeiderslonen op de afdeling HRM van Saint-Gobain/Sekurit.

De n.v. Saint-Gobain/Sekurit Benelux werd opgericht in 1989 in een glasfabriek die sinds 1929 operationeel was. Deze dochteronderneming behoort tot de Saint-Gobain groep en specialiseert zich in het vervaardigen van gelaagde voorruiten en geharde zijruiten voor voertuigen. Het bedrijf telt 485 mensen (arbeiders en bedienden) en produceert jaarlijks 1.4 miljoen voorruiten en 2.5 miljoen zijruiten. De omzet van Saint-Gobain/Sekurit bedraagt ongeveer 100 miljoen euro.

Het Unitime systeem van IDtech is niet het eerste computergestuurde systeem voor tijdsbeheer dat geïnstalleerd wordt bij Saint Gobain/Sekurit op hun Belgisch terrein in Auvelais. Dhr Laviolette verduidelijkt:

"Toen ik hier begon te werken, was er reeds een automatisch tijdsregistratiesysteem in plaats. Dit kon helaas niet worden aangepast aan de nieuwe evoluties die vereist werden door ons bedrijf en bovendien was het systeem ook gebonden aan de overgang naar de euro. We hebben v ervolgens een beroep gedaan op verschillende bedrijven en hebben daaruit IDtech weerhouden. We hebben het volledige systeem samen ontworpen."

- Hoe is het industriële terrein ingedeeld: waar bevinden zich de verschillende vestigingen?

"Er zijn eigenlijk twee afzonderlijke fabrieken die tot dezelfde groep behoren, namelijk Saint-Gobain Sekurit, onze vestiging, waar enkel gelaagd glas voor voertuigen wordt geproduceerd en Saint-Gobain Glass waar vlakglas wordt geproduceerd. De gebouwen van deze twee verschillende ondernemingen bevinden zich naast elkaar op het terrein in Auvelais. Beide ondernemingen zijn uitgerust met een systeem voor tijdsbeheer en toegangscontrole van IDtech, maar werken afzonderlijk: we produceren beiden onze eigen gegevens. Gezien de samenhang tussen beide bedrijven is het belangrijk dat we kunnen samenwerken met onze collega's van het andere bedrijf en elkaar kunnen vervangen wanneer iemand afwezig is. Er zijn eveneens twee gemeenschappelijke toegangspunten naar onze installaties: een draaikruis voor voetgangers en een bewaakte slagboom voor voertuigen die op het terrein worden toegelaten. Deze toegangspunten zijn uitgerust met kaartlezers die enkel de toegang controleren. Het registreren van werktijden gebeurt elders, namelijk op de werkplaats zelf, en de registratiesystemen staan op verschillende plaatsen in de fabriek verspreid."

- Bestaat er een verband tussen de toegangscontrole en de tijdsregistratie?

"Ja, de gegevensbank is gecentraliseerd. Maar tijdsbeheer en toegangscontrole zijn twee verschillende taken en worden door twee verschillende afdelingen uitgevoerd. Elke afdeling heeft toegang tot de gegevens die ze nodig heeft. Bovendien bestaat er voor ons, de personeelsafdeling, de mogelijkheid om de gegevens van de toegangscontrole te consulteren. Dit is heel handig, want het kan natuurlijk gebeuren dat iemand zich vergeet te registeren wanneer hij of zij de werkplaats binnentreedt. Wanneer dit gebeurt, kunnen wij deze aanwezigheid nog steeds handmatig invoeren door te controleren wanneer de arbeid(st)er op de lezer van de toegangscontrole werd geregistreerd. De gegevensbank is eveneens volledig geïntegreerd. Voor de bedienden is het systeem enigszins verschillend: zij kunnen zich bij het binnenkomen of buitengaan registreren op dezelfde lezer door op een verschillende toets te drukken. Op die manier kunnen zij overdag het bedrijf verlaten voor opdrachten die buitenshuis moeten worden uitgevoerd, zonder dat de tijd die ze niet op kantoor zijn in mindering wordt gebracht. Er kan eveneens een hele reeks tellers worden geconsulteerd. Bovendien werkt hun badge ook aan de toegangspunten.
Dit zijn enkele extra's die wij specifiek aan IDtech hadden gevraagd, maar die immers standaard bij hun product horen."

- Moeten de gebruikers van deze verschillende registratiesystemen hiervoor een speciale opleiding volgen?

"Nee, het is vrij eenvoudig en zeer gebruikersvriendelijk."

- Werd dit door het management goed ontvangen en aanvaard?

"Ja, want dankzij Unitime worden alle uitzonderingen naar onze afdeling teruggestuurd en kunnen wij dan voor elk geval apart de onregelmatigheid oplossen door de persoon rechtstreeks te contacteren. Bijvoorbeeld wanneer iemand zich bij het binnenkomen van het bedrijf registreert, maar vergeet om zich bij het buitengaan opnieuw te registreren. Of wanneer iemand voor een of twee dagen in het buitenland verblijft. De ploegbazen zijn verantwoordelijk voor de onregelmatigheden van de arbeiders in de werkplaats. Elke ploegbaas heeft een computer waarop hij toegang heeft tot het Unitime systeem dat enkel de tijdsregistraties van zijn ploeg weergeeft. Hij heeft geen toegang tot de gegevens van andere afdelingen. De ploegbaas kan de tijdsregistratie van zijn ploeg zien en aanpassen, zoals wij dit doen voor de bedienden. Wij hebben op de afdeling HRM natuurlijk het statuut van systeemadministrator, met toegang tot alle gegevens van ongeveer 485 personen voor Saint-Gobain Sekurit."

- Wat is er aan uw functie veranderd na de ingebruikname van Unitime?

"Voordien waren we verantwoordelijk voor het coderen van de tijdsregistratie en het berekenen van de lonen voor alle werknemers van het bedrijf. Twee tot drie personen waren hier voltijds mee belast. Nu corrigeert en valideert iedere ploegbaas de tijdsregistraties van zijn ploeg en werkt de onregelmatigheden weg; ik voer dit werk uit voor mensen die we rechtstreeks beheren (een aantal personen hebben geen ploegbaas). Vervolgens worden deze gegevens rechtstreeks gekoppeld aan het programma dat de lonen berekent."

- Welke praktische voordelen biedt Unitime?

"Laat ons een voorbeeld op het scherm bekijken: dit is een "refectorist" die afwezig is. De onregelmatigheid wordt op de lijst van zijn werkprestaties met rood aangeduid. Ik weet dat hij een aantal inhaalrustdagen heeft genomen, wat niet in de planning werd voorzien. Dus codeer ik hem op die manier en de onregelmatigheid verdwijnt. Dankzij de grafische planning kunnen de verlofdagen, zelfs lang op voorhand, worden gecodeerd; op die manier is de afwezigheid gerechtvaardigd en wordt deze niet als een onregelmatigheid in het systeem weergegeven. Anderzijds, indien hij zich had geregistreerd op die dag wanneer hij met verlof zou moeten zijn, zou het systeem eveneens een onregelmatigheid hebben genoteerd. Zijn onvoorziene aanwezigheid zou kunnen verklaard worden door het feit dat hij werd opgeroepen. Met andere woorden, alles wordt gebaseerd op een specifieke uurrooster voor iedere werknemer, waar geplande verlofdagen en andere voorziene uitzonderingen aan worden toegevoegd. Het systeem registreert alle tijdsregistraties en controleert of deze overeenstemmen met de uurrooster.

Een ander voorbeeld: een werknemer heeft 8 uur en drie kwartier gewerkt, maar heeft een uurrooster van 8 uur. Het systeem genereert 8 uur loon en vraagt een verklaring voor de extra 45 minuten. In dit geval beslist en valideert de ploegbaas of de werknemer een kwartier, een half uur of drie kwartier heeft overgewerkt. Hij kan deze extra tijd ook niet valideren als de werknemer na zijn werkuren in de werkplaats nableef om te praten."

- Er bestaat dus geen mogelijkheid om te knoeien. Weten de betrokken personen in detail hoe het systeem werkt?

"Natuurlijk. Zij weten dat enkel de overuren die ze gevraagd werden te presteren, betaald worden. En zij weten dat wanneer ze zich bij het buitengaan, na of voor het nemen van een douche, registreren niets veranderd aan het aantal uren die worden betaald."

- Er zijn dus verschillende personen verantwoordelijk voor het beheer van dit systeem?

"Ja. Ik ben verantwoordelijk voor het rechtstreekse tijdsbeheer voor een vijftiental personen. De andere werknemers worden beheerd door de ploegbazen. Een van hen is verantwoordelijk voor het beheer van ongeveer 200 personen. Dit is bijna de enige taak die hij uitvoert. Iedere persoon is namelijk verbonden aan een afdeling binnen de werkplaats. Maar ze kunnen bijvoorbeeld 6 uur op hun afdeling werken en 2 uur op een andere afdeling, afhankelijk van de vereisten op die dag. De ploegbaas moet deze boekingen per afdeling verdelen. Op die manier kan hij de activiteiten per afdeling correct uitsplitsen en hun productiviteit berekenen. Er zijn dus een twaalftal personen die het statuut van deeltijdse administrator in het systeem hebben. Ik kijk alles een keer per maand na vooraleer de lonen worden berekend en ik kan een verklaring vragen voor ieder afzonderlijk geval voor een onregelmatigheid, of handmatige tussenkomst door de ploegbaas, want het systeem geeft aan wanneer een dergelijke correctie werd uitgevoerd. Dit gedecentraliseerde beheer per ploegbaas en deze uitsplitsing per sector maken deel uit van de reeks functies die specifiek aan IDtech werden gevraagd. Het systeem is zeer soepel, het laat ons toe om aanpassingen te maken die afgestemd zijn op onze eigen behoeften en om handmatige correcties door te voeren."

- Welke gegevens dient u in Unitime in te voeren?

"We hebben in samenwerking met IDtech de uurroosters vastgesteld. We hebben ongeveer dertig verschillende roosters, met het maximale begin- en eindtijdstip voor iedere werknemer: we hebben mensen die tewerkgesteld zijn in een vijfploegenstelsel, in een vierploegenstelsel, met 2 onderbrekingen, met 3 onderbrekingen, altijd 's morgens, altijd overdag, twee maal 12u tijdens het weekend, enz. We kunnen eveneens alle bijzonderheden voor ons bedrijf ingeven: een extra verlofdag voor mensen die meer dan 50 of 25 jaar anciënniteit hebben, een carensdag per jaar, kortom alle interne overeenkomsten.

In de praktijd vergt het beheer zeer weinig tijd. Naar het einde van de maand toe maak ik een eerste afsluiting van de eerste 3 werkweken. Ik werk alle onregelmatigheden weg die door het systeem worden aangegeven, enz. Op die manier moet ik de laatste dag van de maand slechts de laatste dagen van de maand controleren. Wanneer de maand beëindigd is, wordt het Unitime systeem aan het systeem dat de lonen berekend gekoppeld en worden de werknemers zonder uitstel betaald.

Op 400 personen ontvangen we maandelijks ongeveer 5 tot 6 aanvragen tot looncorrectie, wat zeer weinig is, en deze zijn dikwijls te wijten aan een fout van de ploegbaas. Het verschil in tijd dat het van ons vergt, in vergelijk met het oude systeem is enorm. Het oude systeem was zeer ingewikkeld en het tijdsbeheer door de ploegbazen gebeurde op papier. Met dit systeem kunnen we verslagen afdrukken van de activiteit per productieafdeling, statistieken, enz. , men kan om het even wat vragen..."

- Wat gebeurt er wanneer er belangrijke aanpassingen moeten worden uitgevoerd?

"Geen probleem: we zijn bijvoorbeeld overgeschakeld van een 6-dagen stelsel naar 5-dagen stelsel: IDtech heeft bij ons de nodige aanpassingen gemaakt waarbij we nog steeds toegang hebben tot de gegevens van het oude stelsel.

Bij het kiezen van een leverancier hadden we nog een ander voorstel voor een goed concurrerend product, maar dit kon helaas niet aangepast worden aan de behoeften van ons bedrijf. We moesten ons tevreden stellen met het standaardproduct. We hebben natuurlijk bijkomende kosten gehad bij IDtech voor het advies dat we hebben gevraagd en voor het programmeren van de aanpassingen. Maar nu hebben we tenminste een product dat op maat gemaakt is.

Bovendien verschaffen ze ons ambtshalve met regelmatige updates of stellen ze ons oplossingen voor die werden ontworpen voor andere klanten en waar wij gebruik kunnen van maken."

- Hoelang duurt het vooraleer een dergelijk systeem operationeel is?

"Bij de opstarting van het systeem kregen de systeemadministratoren als eersten de opleiding; vervolgens gaf IDtech opleidingen aan de ploegbazen hier op ons terrein.

De opleidingsperiode, gegevens coderen, enz. duurde alles samen ongeveer 6 maand, niet aan een stuk natuurlijk, want we werden elk om beurt genomen. We hebben geen enkel probleem ondervonden bij de opstarting. Dit was zeer belangrijk voor ons, want in de plaatselijke sociale omgeving wordt er bij een laattijdige betaling van de lonen gegarandeerd het werk neergelegd..."