Case Study
Forem: Unitime wacht de tijd af...
Gesprek met Dhr Lachapelle, verantwoordelijke van de dienst "HR Informatie" die bestemd is om alle vertegenwoordigers van "Forem" van informatie te voorzien betreffende hun rechten en plichten. Een van de taken van deze dienst: instaan voor de uurroosters.
Forem is een welgekend begrip in de Belgische economie: deze openbare dienst wijdt zich uitsluitend aan de opleiding van werkzoekenden in Wallonië. De dienst telt ongeveer 3.000 werknemers die verdeeld zijn over een twintigtal centra van verschillende grootte en verspreid zijn over gans Wallonië.
Zoals Dhr Lachapelle verduidelijkt, is het gebruik van het Unitime systeem, dat hen voorgesteld werd door IDtech, binnen Forem enigszins anekdotisch: "Wij installeerden Unitime in 1998 omdat het vorige systeem volledig verouderd was. Een groot multinationaal informaticabedrijf was bezig met het ontwerpen van een nieuw systeem en ondertussen heeft Unitime ons gewoon uit de nood geholpen. Het meest opmerkelijke was dat eens de voornaamste software klaar was, we Unitime zijn blijven gebruiken, onder andere voor het exporteren van hun gegevens betreffende tijdsregistratie naar het nieuwe systeem. In de nieuwe filialen van Forem werd Unitime van bij het begin geïnstalleerd. Tenslotte is het eerste systeem na 6 jaar verouderd en moet het vervangen worden omwille van een reeks redenen die eigen zijn aan Forem en de stichtende organisatie. Hoewel deze onderneming zeer bekend is voor haar automatische gegevensverwerking, denk ik toch dat we van bij het begin een beroep hadden moeten doen op bedrijven die zich specialiseren in tijdsbeheer, zoals IDtech. Kortom, in juni 2004 hebben we besloten om alles "om te gooien" naar Unitime, Unipass en Uniguard, aanwezigheidsbeheer en toegangscontrole en dit om te beginnen in de bestaande filialen. Elf andere filialen zullen zeer spoedig volgen."
- Dus na een lange samenwerking met IDtech blijven uw systemen voor tijdsbeheer en toegangscontrole evolueren, met op dit ogenblik een belangrijke uitbreiding met de Unitime en Uniguard systemen?
"Ja: ons beleid bestaat er momenteel uit om systematisch badgelezers van IDtech te installeren van zodra we een nieuw filiaal bouwen of verhuizen naar een andere locatie. Gezien mijn functie is alle informatie gecentraliseerd en toegankelijk vanuit mijn dienst hier in Charleroi, maar elke verantwoordelijke in elk filiaal heeft toegang tot de gegevens betreffende zijn of haar vertegenwoordigers: in Houdeng, Nijvel, Namen, Charleroi, Verviers, Aarlen, Libramont, Grâce-Hollogne, Luik, Ecluse zijn deze lezers reeds geïnstalleerd; volgend jaar zullen een bijkomend aantal filialen van de apparaten worden voorzien. Momenteel zijn er meer dan duizend personen bij dit systeem betrokken, maar op termijn zullen bijna de volledige bezettingen, met andere woorden drieduizend mensen, beheerd worden door Unitime."
- Is het mogelijk om een dergelijk aantal personen met Unitime te beheren?
"Ja, zelfs wanneer de uitbreiding en de veralgemening van Unitime in alle filialen en bij alle
werknemers inhoudt dat de centrale server dient aangepast te worden. We wachten nu met
belangstelling op de resultaten van de werkgroep die opgericht werd tussen Forem en IDtech
om deze aanpassing uit te voeren.
Bovendien gaan we eveneens de "Uniweb Time" versie invoeren waardoor we de informatie betreffende
tijdsbeheer via het intranet kunnen consulteren en op die manier de informatie die het personeel
aangaat voor hen toegankelijk maken. De functies die toegankelijk zijn via het intranet maken het
gebruik van dit systeem zeer aangenaam en praktisch voor de gebruikers."
- Heeft u aan IDtech specifieke aanpassingen gevraagd?
"Gezien het type activiteit en personeel van onze organisatie was dit niet nodig. De standaardversie
van Unitime zorgt voor het beheer van onze normale werktijden en overuren, onze verschillende types
uurroosters hetzij vast of variabel. Voor bedrijfsuitstappen of voor beurzen hebben we met onze eigen
berekeningsmodaliteiten opdrachtcodes gecreëerd die dan in het systeem geïmplementeerd zijn door de
informaticadienst van IDtech.
Op dit moment worden de stagiaires die in opleiding zijn bij Forem niet door Unitime beheerd. Een
aantal van hen heeft een tijdelijke badge die hun toegang tot de lokalen geeft. Maar het is volkomen
denkbaar om ook hun uurrooster met Unitime te beheren."
- Wat is het verband tussen tijdsregistratie en toegangscontrole?
"Er bestaan verschillende badgelezers voor de twee verschillende functies. De prikklokken hebben
een klavier en een scherm meer dan een toegangslezer. Maar omdat ik een overzicht heb over alle
badgelezers, laat de registratie van een medewerker via een toegangslezer me toe om de uurgegevens
van een persoon aan te passen wanneer die bijvoorbeeld vergeten is om zich te registreren bij het
aanvangen van het werk. Dit is een handmatige tussenkomst die ingevoerd werd in geval van een
onregelmatigheid.
Dit type van navolging wordt alle dagen verzekerd door de verantwoordelijke van de dienst, zodat
oude onregelmatigheden zich niet opstapelen: het is trouwens zeer moeilijk om zich kleine details
te herinneren die op die of die dag plaatsvonden als men zich dergelijke vragen enkel op het einde
van de maand stelt...
In het gebouw alleen bevinden zich meerdere prikklokken en een vijftigtal lezers voor toegangscontrole,
met selectieve toegang, enz."
- Hoe bent u er in geslaagd om zonder problemen over te schakelen naar de verschillende systemen?
"Met de overgang naar Unitime op 1 juni werden alle gegevens van het oude systeem in het nieuwe systeem ingegeven. Het was niet vanzelfsprekend, maar IDtech heeft deze taak op zich genomen en met succes voltooid. Bij de aanvang van het systeem heeft het personeel van HRM een aantal dagen opleiding gekregen. Ik heb nooit spijt gehad van mijn samenwerking met IDtech: ze proberen steeds om ons oplossingen aan te bieden die afgestemd zijn op de behoeften van ons bedrijf, hun service is "picco bello". Ze implementeren ambthalve updates. Tussen de versie die in 1998 geïnstalleerd werd en de versie die ik onlangs zag (want sinds 4 jaar heeft Unitime enkel dienst gedaan als brievenbus) heb ik enorme verschillen opgemerkt en de software heeft een hele evolutie doorstaan."
- Heeft Unitime uw werk in de praktijk vereenvoudigd?
"Op dit moment en op korte termijn... nee! Het hangt echter niet samen met Unitime, maar met de geschiedenis die ik zo-even geschetst heb: doordat we afstapten van het oude systeem dat ontworpen werd door het multinationale informaticabedrijf, hebben we tijdelijk een bepaald aantal procedures die verdwenen waren opnieuw moeten herstellen. Deze procedures zijn onder andere verlofaanvragen, het beheer van opdrachtkosten, enz. Gelukkig kunnen we binnenkort overschakelen naar Uniweb Time, waardoor deze functies zeer snel opnieuw zullen worden ingevoerd. De vertegenwoordigers zullen vanaf hun bureau opnieuw een verlofaanvraag naar hun verantwoordelijke kunnen sturen, die naar ons zal worden doorgestuurd wanneer deze goedgekeurd is, enz. Een ander voordeel dat bij de gebruikers van Unitime zeer gevoelig ligt: de mogelijkheid om hun tijdsregistraties, de status van hun gewerkte dagen die in mindering worden gebracht worden, verlof, enz. op hun computer te zien.