Saint-Gobain Sekurit

Case Study

Saint-Gobain Sekurit Benelux (Auvelais) :
Calculs de productivité fiables grâce à Unitime

Rencontre avec M. Laviolette, responsable de la gestion des salaires ouvriers au sein du département GRH de Saint-Gobain/Sekurit.

Fondée en 1989 sur un site verrier actif depuis 1928, la s.a. Saint-Gobain/Sekurit Benelux est une société du groupe Saint-Gobain. Cette filiale est spécialisée dans la production de pare-brises feuilletés et vitres trempées latérales pour véhicules. Elle occupe 485 personnes (ouvriers et employés), produisant 1,4 millions de pare-brises et 2,5 millions de vitres latérales par an. Ce qui représente un chiffre d'affaires d'environ 100 millions d'euros.

Saint Gobain/Sekurit n'en était pas à sa première expérience de gestion informatique des pointages lorsqu'elle a décidé d'installer le système Unitime d'IDtech sur son site Belge d'Auvelais, comme nous l'explique notre interlocuteur :

"À mon arrivée, il existait déjà un système de pointage automatique, mais qui ne pouvait pas s'adapter aux évolutions demandées par notre société, et qui était liée au passage à l'euro. Nous avons donc fait appel à plusieurs sociétés et c'est IDtech qui a été retenue. Nous avons créé tout le système ensemble."

- Du point de vue de l'implantation des lieux, comment s'organise votre site industriel ?

"Il existe en fait deux usines séparées, mais appartenant au même groupe : Saint-Gobain Sekurit, la nôtre, qui ne fabrique que du verre feuilleté pour véhicules et Saint-Gobain Glass, qui produit du verre plat. Les bâtiments de ces deux entreprises distinctes sont voisins sur le site d'Auvelais. Chacune des deux entreprises est équipée des systèmes de gestion de temps et de contrôle d'accès IDtech, mais de façon indépendante : nous gérons chacun nos données séparément. Mais l'intérêt, vu les liens entre les deux entreprises, est que, connaissant bien les systèmes, nous pouvons travailler en synergie avec nos collègues de l'autre entreprise et nous remplacer mutuellement en cas d'absence. Il existe aussi deux points d'entrée communs à nos installations : un tourniquet pour piétons et une barrière gardée pour ceux des véhicules qui sont admis dans l'enceinte. Ces accès sont équipés de lecteurs de cartes contrôlant uniquement l'entrée. Le pointage du temps de travail a lieu ailleurs, sur le lieu de travail, et les pointeuses sont réparties en différents points de l'usine."

- Existe-t-il un lien entre le contrôle d'accès et le pointage "temps" ?

Unitime

"Oui, la base de données centralisée. Mais gestion du temps et contrôle d'accès sont deux missions différentes, gérées par deux départements différents. Chacun a l'accès aux données dont il a besoin. Avec la possibilité en plus, pour nous, au service du personnel, de pouvoir consulter les données du pointage du contrôle d'accès. C'est bien utile car il peut arriver que quelqu'un oublie de pointer en arrivant à l'atelier et dans ce cas nous pouvons encore manuellement établir sa présence en vérifiant la trace de son passage au lecteur de contrôle d'accès. La base de données est néanmoins complètement intégrée. Pour les employés, le système est un peu différent : ils peuvent, sur le même lecteur, pointer soit en accès, soit en temps, par le biais d'une touche différente. Ce qui leur permet de sortir pendant la journée pour des missions à l'extérieur, sans que leur temps de sortie soit décompté. Toute une série de compteurs peuvent également être consultés. De plus, leur badge continue à leur servir de sésame aux points d'accès.
Ce sont des particularités que nous avions demandées spécifiquement à IDtech mais qui étaient en fait "en standard" dans leur produit."

- Est-ce que ce pointage variable demande un écolage particulier pour les utilisateurs ?

"Non, c'est relativement simple et très convivial."

- Est-ce que cela a été bien perçu et accepté par les gestionnaires ?

"Oui, car par le biais d'Unitime, tous les cas particuliers remontent jusqu'à notre service où nous pouvons alors, au cas par cas, résoudre les anomalies, en contactant la personne directement. Par exemple un pointage d'entrée mais pas de pointage de sortie, suite à un oubli de la personne au moment de sortir. Ou lorsqu'une personne est à l'étranger pour un jour ou deux. Pour le personnel ouvrier en atelier, les anomalies sont gérées par les chefs d'équipe. Chacun dispose d'un PC où il peut visualiser le système Unitime, avec les heures de pointage de son équipe uniquement. Il n'a pas accès aux autres départements. Il peut voir et corriger les heures de son équipe, comme nous le faisons pour les employés. Au service GRH nous avons bien entendu le statut d'administrateur système, avec accès à toutes les données d'environ 485 personnes pour Saint-Gobain Sekurit."

- Qu'est-ce qui a changé dans votre travail depuis l'installation d'Unitime ?

"Auparavant, nous nous occupions d'encoder les temps et de calculer les salaires pour toutes les personnes de l'entreprise. Deux à trois personnes était occupées à cela à temps plein. À présent, chaque chef d'équipe corrige, valide les pointages de son équipe, et lève les anomalies ; moi, j'effectue ce travail pour les personnes que nous gérons directement (quelques personnes qui n'ont pas de chef d'équipe). Ensuite ces données sont directement interfacées avec le logiciel de calcul des salaires."

- Grâce à ces points et concrètement qu'est-ce que Unitime à apporté comme avantages ?

"Prenons un exemple à l'écran : voici un "réfectoriste" qui était absent. L'anomalie est repérée en rouge sur la liste de ses prestations. Je sais qu'il était en repos compensatoire qui n'était pas planifié. Donc je l'encode comme tel et l'anomalie disparaît. Grâce au planning graphique, les congés peuvent être encodés, même longtemps l'avance, et dans ce cas l'absence étant justifiée, elle n'apparaît pas comme "anomalie". Par contre s'il avait pointé ce jour-là alors qu'il était censé être en congé, le système aurait relevé aussi une anomalie. Sa présence imprévue peut s'expliquer par le fait qu'on l'a rappelé. En résumé, tout se base sur un horaire-type pour chaque personne, auquel s'ajoutent les congés programmés et autres exceptions prévues. Le système enregistre les pointages et vérifie qu'ils sont compatibles avec l'horaire."

"Autre exemple, voici une personne qui a presté 8 heures trois quarts alors qu'elle a un horaire de 8 heures. Le système génère 8 heures de paie et demande une réponse pour les 45 minutes excédentaires. C'est le chef d'équipe qui peut décider et valider s'il y a là un quart d'heure, une demi-heure ou trois quarts d'heure de travail supplémentaire. Ou ne pas valider s'il sait qu'il s'agit de quelqu'un qui est resté à bavarder à l'atelier après son travail."

- Il n'y a donc guère de possibilités de fraude. Les personnes concernées savent-elles en détail comment fonctionne le système ?

"Bien entendu. Elles savent que seules les heures supplémentaires demandées sont payées. Et elles savent que pointer en sortie avant ou après avoir pris sa douche ne change rien au total des heures qui seront payées."

- Ce contrôle est donc éclaté entre plusieurs responsables ?

"Oui. Moi je gère le temps d'une quinzaine de personnes en direct. Les autres sont gérées par les chefs d'équipe. L'un d'eux a 200 personnes environ à gérer. Il ne fait pratiquement que cela. Car il faut préciser qu'en plus chaque personne est liée à un secteur d'atelier. Mais elles peuvent travailler 6 heures dans leur secteur et 2 heures dans un autre, en fonction des besoins. Le chef d'équipe doit ventiler ces imputations par secteur. De manière à relever correctement les activités par secteur et calculer les productivités. Il y a donc une douzaine de personnes qui sont des administrateurs partiels du système. Bien sûr, je supervise encore le tout une fois par mois avant de lancer le calcul des salaires et je peux demander des explications au cas par cas pour chaque anomalie, ou intervention manuelle faite par un chef d'équipe, car je vois quand une rectification de ce type a été faite. Cette gestion décentralisée par chef d'équipe et cette ventilation par secteur faisait partie du cahier des charges demandé à IDtech. Le système est très souple, il permet des ajustements aux besoins propres et des accès faciles pour des corrections manuelles."

- Quel type de données devez-vous fournir à Unitime ?

"En collaboration avec IDtech nous avons défini les horaires. Nous en avons une trentaine de différents, avec des heures d'entrée et de sortie maximum pour chacun : nous avons des gens à 5 équipes, 4 équipes, 2 pauses, 3 pauses, toujours du matin, de jour, deux fois 12h le week-end, etc. Nous pouvons aussi introduire toutes les particularités de notre entreprise : un jour de congé supplémentaire pour les personnes de plus de 50 ans ou 25 ans d'ancienneté, un jour de carence-maladie par an, bref toutes les conventions internes."

"À l'usage, la gestion demande très peu de temps. Vers la fin du mois, je fais une pré clôture des 3 premières semaines de prestations, je résous les anomalies signalées par système, etc. Ainsi, le dernier jour du mois, je n'ai plus que les quelques derniers jours de travail à vérifier. De cette façon, dès que le mois est fini, le système Unitime est interfacé avec le système de calcul des salaires et ceux-ci peuvent alors être payés sans délai."

"Sur 400 personnes, on reçoit environ 5 à 6 demandes de rectification de salaire par mois, ce qui est très peu, et encore elles sont souvent dûes à une erreur du chef d'équipe. Par rapport à l'ancien système, la différence de travail pour nous est énorme. L'ancien système était compliqué et la gestion des heures par les chefs d'équipe se faisait sur papier. Ici on peut tirer des rapports d'activités par centre de production, des statistiques, etc., on peut demander ce qu'on veut..."

- Et en cas de modification importante, comment cela se passe-t-il ?

"Sans problèmes : par exemple nous sommes passés du régime 6 jours au régime 5 jours : IDtech est venu faire les modifications nécessaires, tout en nous laissant accessibles toutes les données de l'ancien régime."

"Lors du choix d'un fournisseur, nous avions une autre proposition pour un bon produit concurrent, mais impossible d'obtenir les adaptations nécessaires à notre entreprise. Il fallait nous contenter du système standard. Bien sûr, nous avons eu des frais supplémentaires chez IDtech pour la consultance que nous avons demandée et pour programmer ces adaptations. Mais au moins nous avons un produit tout à fait sur mesure."

"En plus, ils nous apportent d'office des mises à jour régulièrement ou nous proposent des solutions qui ont été développées ailleurs pour d'autres clients et dont nous pourrions profiter."

- Combien de temps faut-il pour qu'un tel système soit opérationnel ?

"Au démarrage, les administrateurs du système ont reçu une formation en premier, ensuite on a eu ici, sur le site, des formations animées par IDtech, pour les chefs d'équipe."

"Le temps de se former, d'encoder les données, etc., le tout a pris 6 mois, pas en continu bien sûr, car nous nous y sommes pris à temps. On n'a eu aucun problème au démarrage. C'était très important pour nous car dans le contexte social local, un retard de paiement dans les salaires, c'est un arrêt de travail garanti..."