Case Study

Le Forem : Quand Unitime attend son heure...

Rencontre avec M. Lachapelle, responsable du service "Information RH" destiné à apporter à l'ensemble des agents du "Forem" toutes les informations nécessaires quant à leurs droits et devoirs. Parmi les missions de ce service : être le garant du respect des horaires.

Le Forem est un acteur bien connu du paysage économique Belge : uniquement consacré à la formation des demandeurs d'emploi en Région wallonne, ce service public occupe près de 3.000 personnes dans une vingtaine de centres de tailles diverses, répartis sur toute la Wallonie.

L'historique de la présence au sein du Forem du système Unitime proposé par IDtech est quelque peu anecdotique, comme en témoigne M. Lachapelle : "Nous avons installé Unitime en 1998 parce que le système précédent était totalement défaillant. Un nouveau système était en cours de développement par une grande société multinationale d'informatique, et dans l'intervalle, Unitime nous a simplement dépanné. Le plus surprenant, c'est qu'une fois le logiciel principal terminé, Unitime a continué à nous servir, notamment en exportant ses données de pointage vers ce nouveau système. Dans les sites du Forem nouvellement créés, Unitime était installé dès le départ. Finalement, en 6 ans, le système principal est mort de sa belle mort pour une série de raisons propres au Forem et à la société créatrice. Même si cette entreprise est très réputée en informatique générale, je pense que nous aurions dû dès le départ nous adresser à des firmes spécialisées dans la gestion du temps, comme IDtech. En conclusion, nous avons simplement décidé en juin 2004 dernier de tout "basculer" vers Unitime, Unipass et Uniguard, gestion des présences et contrôle d'accès, et ce, sur les sites existants pour commencer. Onze autres sites vont très prochainement venir s'ajouter."

- Donc, après une collaboration de longue date avec IDtech, vos systèmes de gestion de temps et de contrôle d'accès continuent à évoluer, avec à présent un déploiement important des systèmes Unitime et Uniguard ?

"Oui : notre politique est actuellement d'installer systématiquement des lecteurs de badges IDtech dès que nous créons un nouveau site ou que nous déménageons. Vu ma fonction, l'ensemble des informations est centralisée et accessible depuis mon service ici à Charleroi, mais chacun des responsables sur chacun des sites a l'accès aux données concernant ses agents : Houdeng, Nivelles, Namur, Charleroi, Verviers, Arlon, Libramont, Grâce-Hollogne, Liège, Ecluse sont déjà installés, et l'an prochain, plus d'une dizaines de sites supplémentaires seront équipés. Actuellement ce système concerne plus d'un millier de personnes, mais à terme, c'est la quasi totalité du personnel, soit trois mille personnes, qui seront gérées par Unitime."

- Un tel nombre de personnes est-il gérable avec Unitime ?

"Oui, même si l'extension et la généralisation d'Unitime à l'ensemble des sites et du personnel implique l'adaptation du serveur central. Nous attendons avec intérêt les résultats du groupe de travail mis en place entre le Forem et IDtech pour réaliser cette adaptation.
D'autant plus que nous allons mettre en place la version "Uniweb Time" qui permettra d'accéder aux informations de gestion de temps au travers de l'intranet et donc de mettre l'information qui les concerne à la disposition des membres du personnel. Pour ces utilisateurs, les fonctionnalités accessibles par l'intranet rendront l'utilisation du système vraiment agréable et pratique."

- Avez-vous dû demander à IDtech des adaptations spécifiques ?

"Vu notre type d'activité et de personnel, cela n'a pas été nécessaire. La version standard d'Unitime gère nos prestations normales et nos heures supplémentaires, nos types d'horaires différents, fixes ou dynamiques. Pour les sorties en entreprise, en salons, etc., nous avons créé des codes de mission, avec nos modalités propres de calcul, qui ont été implémentées dans le système par les services informatiques d'IDtech.
Actuellement, les stagiaires en formation au Forem, ne sont pas gérés par Unitime. Certains ont un badge temporaire qui leur donne l'accès aux locaux. Mais il serait tout à fait envisageable de faire gérer leurs horaires par Unitime."

- Quel est le lien entre pointage et contrôle d'accès ?

"Il existe des lecteurs de badges différents pour les deux fonctions. Les pointeuses ont un clavier et un display en plus des lecteurs d'accès. Mais puisque j'ai une vue sur toutes les lectures de badges, le passage d'une personne au lecteur d'accès peut me servir à rectifier les données horaires d'une personne qui aurait par exemple oublié de pointer en commençant le travail. C'est une intervention manuelle, mise en place en cas d'anomalie. Ce genre de suivi est assuré tous les jours par le service responsable, afin de ne pas laisser s'accumuler des anomalies anciennes ; il est alors très difficile de se souvenir des petits détails qui ont eu lieu tel ou tel jour si on se pose la question seulement à la fin du mois...
Rien que pour ce bâtiment, il y a plusieurs pointeuses et une cinquantaine de lecteurs de contrôle d'accès, avec accès sélectifs, etc."

- Comment s'est opéré le passage entre vos différents systèmes successifs ?

"Lors du passage à Unitime au 1^er juin dernier, toutes les données de l'ancien système ont été réinjectées dans Unitime. Ce n'était pas évident à faire, mais IDtech s'en est chargé avec succès. Au démarrage, quelques jours de formation pour le personnel de GRH ont suffi. Je me suis toujours félicité de la collaboration avec IDtech : ils essaient toujours d'apporter des solutions à nos demandes, le service est "nickel". Ils implémentent d'office des mises à jour. Entre la version installée en 1998 et celle que j'ai redécouverte récemment (puisque pendant 4 ans Unitime ne nous a servi que de boîte aux lettres de données) j'ai vu un monde de différence et d'évolution."

- En pratique, Unitime a-t-il simplifié votre travail ?

"Actuellement et temporairement... non ! Toutefois ce n'est pas lié à Unitime, mais bien à l'historique que j'évoquais tout à l'heure : à cause de notre abandon de l'ancien système créé par la multinationale informatique, nous avons dû revenir momentanément à un certain nombre de procédures qui avaient disparu. Il s'agit par exemple des demandes de congés, de la gestion des frais de mission, etc. Heureusement, nous allons bientôt passer à Uniweb Time, qui va très vite ré-englober toutes ces fonctions. A partir de leur poste de travail, les agents pourront à nouveau envoyer à leur supérieur une demande de congé, qui nous sera transmise après accord, etc. Autre avantage auquel les utilisateurs sont très sensibles : la possibilité de visualiser sur leur PC leurs pointages, l'état de leur décompte des jours prestés, vacances, etc..."

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